¿HAS PERDIDO TUS DETALLES?

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Hay ocasiones en las que tienes demasiadas cosas por hacer que incluso necesitas más tiempo del necesario para poder realizarlas. Has priorizado, has planeado, has delegado, has tratado de enfocarte. La próxima frontera es aumentar tu eficiencia para que te pueda tomar menos tiempo realizar tus tareas y sin bajar tu calidad.  

Pero, exactamente qué estrategias funcionarán mejor para que la puedas emplear dependiendo de la situación.

Estas cinco estrategias pueden ahorrarte horas cada semana.

Aclarar las expectativas reales

Cuando asumas una tarea importante, habla con las partes interesadas sobre los resultados que esperan obtener. Al aclarar lo que realmente se necesita y a qué nivel, puedes ahorrar horas de tiempo en decidir qué hacer y cómo hacer las tareas.

Reutiliza material anterior

Tu capacidad para reducir el tiempo al reutilizar y reciclar el trabajo dependerá de tus responsabilidades particulares. Pero donde puedas, copia, pega, y edita. Eso podría ocurrir con correos electrónicos, presentaciones, capacitaciones, propuestas y casi cualquier otro tipo de actividad en la que estés comunicando algo muy similar.

Esta estrategia ha demostrado ser muy útil. Cuando te presionen para ganar tiempo, lucha contra la necesidad de actualizar o cambiar completamente los materiales, y usa algo que ya tienes para ahorrar horas y entregar el mejor contenido.

Desarrolla plantillas y emplea un checklist

Para acelerar los procesos en tu rutina, crea plantillas y checklist. Por ejemplo, crea una plantilla de correo electrónico que completes cada año para enviar a tu contador con información fiscal de fin de año. Y sobre una base mensual, revisa un checklist de tus finanzas.

Es posible que puedas crear plantillas para diversas actividades como informes semanales, presentaciones o minutas de reuniones. Tanto las plantillas como los checklist te permiten hacer un buen trabajo en menos tiempo porque no necesitas dedicar tiempo a recordar qué hacer o decidir el próximo paso.

Hazlo una conversación

Dependiendo de lo que necesites lograr, puedes ahorrar tiempo compartiendo verbalmente lo que has hecho. Por ejemplo, tal vez tu gerente te pidió investigar un tema en particular. En lugar de redactar una presentación formal, puedes lograr tus propósitos en menos tiempo al tomar notas y luego comentar tus conclusiones durante una reunión individual.

Esta estrategia también puede funcionar bien si necesitas comunicarte sobre conceptos más abstractos, como el diseño.

Utiliza la técnica Time Box

Finalmente, una estrategia para seguir haciendo un buen trabajo en menos tiempo es decidir de antemano cuánto tiempo dedicarás a una tarea particular o parte de una tarea, y luego cumplirla. El Time Box no garantiza que terminarás el trabajo en el tiempo asignado. Sin embargo, definitivamente puede ayudar con el enfoque. Y la decisión anticipada sobre la inversión de tiempo ayuda a la Ley de Parkinson, el trabajo se expande para completar el tiempo asignado para que funcione en tu beneficio.

Todos tenemos nuestros límites, así que no puedo prometer que todo se resolverá usando las estrategias anteriores. Pero cuando empleas estas técnicas, te aseguro que sí veras cambios positivos en tus tiempos.

“¿Cual es tu mayor debilidad?”

Una de las respuestas más comunes a esta pregunta en una entrevista de trabajo es: “Soy un perfeccionista”. ¿Pero es el perfeccionismo una debilidad? ¿No lo verían muchos entrevistadores como una fortaleza?

Una investigación intensiva ha encontrado que la psicología del perfeccionismo es bastante compleja. Sí, los perfeccionistas se esfuerzan por producir un trabajo impecable, y también tienen mayores niveles de motivación y de conciencia que los no perfeccionistas. Sin embargo, también es más probable que establezcan estándares inflexibles y excesivamente altos, para evaluar su comportamiento de manera demasiado crítica, para tener una mentalidad de todo o nada sobre su desempeño (“mi trabajo es perfecto o un fracaso total”), y creer que su autoestima depende de un desempeño perfecto. Los estudios también han encontrado que los perfeccionistas tienen niveles más altos de estrés, agotamiento y ansiedad.

Entonces, mientras que ciertos aspectos del perfeccionismo pueden ser beneficiosos en el lugar de trabajo, las tendencias perfeccionistas también pueden perjudicar claramente a los empleados en el trabajo. ¿Esto lo hace una debilidad?

Recorrimos cuatro décadas de estudio sobre el perfeccionismo para responder a una pregunta más básica: ¿Funcionan mejor los perfeccionistas en el trabajo? Llevamos a cabo un metanálisis de 95 estudios, realizado desde la década de 1980 hasta hoy, que examinó la relación entre el perfeccionismo y los factores que afectan la eficacia de los empleados.

Tras cuatro décadas de estudio sobre el perfeccionismo para responder a una pregunta más básica: ¿Funcionan mejor los perfeccionistas en el trabajo? Se llevó a cabo un metanálisis de 95 estudios, realizado desde la década de 1980 hasta hoy, que examinó la relación entre el perfeccionismo y los factores que afectan la eficacia de los empleados. Estos estudios incluyeron a casi 25,000 personas en edad de trabajar. Se descubrió que la respuesta corta es que el perfeccionismo es una debilidad mucho mayor de lo que probablemente suponen los solicitantes de empleo y los entrevistadores.

Los resultados afirman que el perfeccionismo predice de manera significativa y consistente varios resultados “beneficiosos” en el lugar de trabajo. Por ejemplo, los perfeccionistas están más motivados en el trabajo, trabajan más horas y pueden participar más en el trabajo.

Sin embargo, los resultados también indican que el perfeccionismo está relacionado de manera fuerte y sistemática con numerosos resultados “perjudiciales” y no laborales, que incluyen niveles más altos de agotamiento, estrés, adicción al trabajo, ansiedad y depresión.

Si bien estos efectos fueron consistentemente evidentes para los perfeccionistas en general, un examen más detenido arrojó importantes distinciones sobre cuándo estos efectos fueron más o menos extremos. La investigación ha identificado dos subdimensiones distintas pero relacionadas del perfeccionismo. El primero, que se llamó perfeccionismo en busca de excelencia, involucra tendencias para fijarse y exigir estándares excesivamente altos. Los perfeccionistas que buscan la excelencia no solo evalúan estrictamente su propio desempeño, sino que también tienen altas expectativas de desempeño para otras personas en sus vidas. El segundo, que se llamó perfeccionismo evitador de fallos, implica una preocupación obsesiva y la aversión a no alcanzar los estándares de alto rendimiento. Los perfeccionistas que evitan las fallas están constantemente preocupados de que su trabajo no sea lo suficientemente bueno o correcto y creen que perderán el respeto de los demás si no logran la perfección.

Los resultados demuestran que las tendencias de los perfeccionistas pueden centrarse en solo una o en ambas subdimensiones, y que este enfoque produce resultados ligeramente diferentes. Los efectos “benéficos” del perfeccionismo fueron más fuertes para aquellos con mayor perfeccionismo en busca de excelencia que aquellos que exhiben más tendencias perfeccionistas que evitan el fracaso. Por otro lado, los efectos “perjudiciales” del perfeccionismo fueron más fuertes para los que tenían mayor capacidad para evitar el perfeccionismo, pero por lo general todavía estaban presentes para las personas con un mayor perfeccionismo que buscaba la excelencia.

Críticamente, los resultados mostraron que el rendimiento y el perfeccionismo no estaban relacionados entre sí: los perfeccionistas no tienen mejor o peor desempeño que los no perfeccionistas. Incluso los empleados con un alto nivel de perfeccionamiento en busca de excelencia no tuvieron un mejor desempeño. Sin embargo, no se pudo identificar una razón específica por la ausencia de la relación. Es posible que los perfeccionistas pasen demasiado tiempo perfeccionando ciertos trabajos o proyectos mientras descuidan otras tareas o proyectos. Alternativamente, tal vez las ventajas obtenidas por las tendencias perfeccionistas de los empleados sean eliminadas por las consecuencias de esas mismas tendencias. La identificación de causas definitivas requerirá futuras investigaciones.

En conjunto, los resultados indican que el perfeccionismo probablemente no es constructivo en el trabajo. Se encontró una consistente relacion entre el perfeccionismo y las variables ampliamente consideradas como beneficiosas para los empleados y las organizaciones (es decir, la motivación y la conciencia). Sin embargo, críticamente, no se encontró un vínculo entre el perfeccionismo y el rendimiento. Esto, junto con los fuertes efectos del perfeccionismo sobre el agotamiento y el bienestar mental, sugiere que el perfeccionismo tiene un efecto perjudicial general para los empleados y las organizaciones. En otras palabras, si se espera que el perfeccionismo afecte el desempeño de los empleados al aumentar el compromiso y la motivación, entonces ese impacto está siendo compensado por fuerzas opuestas, como mayor depresión y ansiedad, que tienen consecuencias graves más allá del lugar de trabajo.

Esto no quiere decir que los gerentes deban desestimar a los candidatos o empleados con altas tendencias perfeccionistas. Más bien, los gerentes deben buscar aprovechar los beneficios y al mismo tiempo reconocer y mitigar las posibles consecuencias.

Tomar medidas para administrar mejor a los perfeccionistas se convertirá en una mayor prioridad de gestión. Un estudio de casi 42,000 jóvenes en todo el mundo encontró que el perfeccionismo ha aumentado en los últimos 27 años. Tratar de ser perfecto no es excesivamente beneficioso para los empleados y tiene costos significativos para los empleados y las organizaciones.

Tus empleados han trabajado duro todo el año y han demostrado una excelente ética de trabajo. Ahora, la temporada de vacaciones está aquí: los villancicos suenan en las tiendas, las luces navideñas cuelgan de las casas y en todos lados se están llevando a cabo las posadas.

La temporada de vacaciones no significa que el trabajo haya terminado. El éxito depende de la determinación, el enfoque y la profesionalidad de tus empleados durante la temporada de fiestas.

Aquí te comparto algunos puntos que te ayudaran concentrarte en la felicidad de los empleados y en el logro de los objetivos.

1. No te estreses , o tus empleados lo notarán y también lo harán.

Esta época del año agrega estrés y tensión debido a la naturaleza exigente de las operaciones y la demanda de los clientes, pero también debido a limitaciones de tiempo. Sea realista y entiende lo que tu equipo puede y no puede hacer, y ayúdales a enfocarse en las prioridades clave y evitar distracciones. Mantente cerca de tus empleados y ayúdales a navegar por los problemas a medida que ocurren.

2. Establece un horario bien definido alrededor de los días a descansar.

Navidad, Año Nuevo: vienen muchos días fuera de la oficina, lo que significa muchos días en que la productividad puede deteriorarse. Si bien es posible que no logres tanta productividad como en otras épocas del año, aún puedes planificar. Muchos líderes tienden a desalentar el uso de PTO (Tiempo libre pagado por sus siglas en ingles) durante este tiempo debido a la cantidad limitada de tiempo ya disponible, siempre informa a tus empleados con suficiente antelación.

3. No dejes que el estrés te convierta en un grinch.

Los líderes exitosos tienen una fuerte inteligencia emocional y deberían ser capaces de medir su propio comportamiento hacia el equipo. Si el estrés de la temporada navideña te está volviendo hostil sin saberlo, retrocede un paso, ordena tus pensamientos y comprende el impacto potencial de tus acciones.

4. Elogia los logros.

Es muy importante ser positivo y motivador para tus empleados. Mantén mensajes simples, cortos y positivos. Como un gran entrenador deportivo, anima a tu equipo y hazles saber que crees que pueden lograr mucho. Reúne los aspectos positivos y dales elogios públicos por el gran logro realizado durante todo el año. Puedes encontrar muchas oportunidades para comunicar estos mensajes: en las reuniones del equipo, al final de un turno especialmente estresante y, por supuesto, en la comida de fin de año.

5. Devuelve.

Las empresas deben retribuir a su comunidad y hacer una diferencia. No importa que tan grande sea la empresa, los líderes deben crear un espacio en su apretada agenda y participar junto a sus empleados. Esto mejora el compañerismo, la comunicación y te acerca mucho más a tu gente.

6. Predica con el ejemplo.

Si bien tienen buenas intenciones, muchos empleados se pierden en la exageración y la presión de las fiestas y comienzan a aflojar su trabajo. Los líderes pueden ayudar a detener esto simplemente modelando el comportamiento correcto. Mantén tu alto nivel de ética de trabajo y tus empleados la seguirán.

7. No te olvides de los bonos.

Y, por supuesto, cuando sea apropiado y posible, es genial brindar alguna consideración adicional a los empleados al final del año. Es más sobre el gesto y el pensamiento que sobre la cantidad.

El liderazgo exitoso de tu equipo durante esta temporada es fundamental para lograr tus objetivos. Estas siete estrategias te ayudarán no solo a brindar una excelente experiencia de trabajo de fin de año a tus empleados, sino que también aumentarán la probabilidad de tener un desempeño exitoso el próximo año.

Estamos en esa época del año en la que la música festiva suena en las tiendas y las decoraciones navideñas adornan las ventanas y las puertas de muchos lugares. La gente en todas partes tiene un espíritu festivo. Es la famosa temporada de dar y recibir, todos compran regalos para sus amigos y familiares, y ven el nuevo año como una oportunidad para establecer nuevos objetivos y perseguir nuevos sueños.

Si manejas personal que tienen que trabajar durante la temporada de dias festivos, sabrás que no todos tienen un espíritu festivo. Los empleados que trabajan en comercios minoristas, restaurantes, hoteles y establecimientos de ocio pueden sentirse un poco desmotivados durante la temporada de fiestas. Si bien esta es una de las épocas del año más productivas para muchas de estas empresas, los empleados no están muy contentos de tener que perderse reuniones con amigos y familiares.

Como líder, te debes preocupar por la salud y el bienestar mental de tus empleados. Quieres que disfruten tanto de la temporada de fiestas como del aumento de movimiento en la empresa. Además, con tantos clientes potenciales durante esta época del año, necesitas que tus empleados estén enfocados. Eso significa que los necesita felices y motivados para ofrecer el mejor servicio posible.

¿Qué puedes hacer para motivar a tus empleados?

Aunque, probablemente no sea posible darle a todos tus empleados los horarios de sus sueños durante los días feriados, hay algunas cosas que puedes hacer para aliviar la carga de trabajo y también puedan disfrutar esta temporada. La cultura de la organización y las relaciones entre sus colegas forman la base de las maneras en que puedes motivar a los empleados durante esta temporada. Veamos varias maneras de mantener a tus empleados inspirados y comprometidos durante esta temporada de fiestas.

1. Reconocimiento

Reconoce de manera pública a todos aquellos empleados que están haciendo un gran trabajo. Se específico sobre qué tipo de cosas ha hecho bien el empleado y haz que el reconocimiento sea divertido. Por ejemplo, si estas a cargo de un hotel y uno de los encargados de la limpieza de las habitaciones del hotel ayudó a una familia de huéspedes a encontrar algún artículo faltante, otorgue a esa persona el reconocimiento al “Mejor detective”.

2. Consiéntelos

Es posible que ya ofrezca beneficios a sus empleados, como comida gratis o recesos adicionales durante las horas pico, pero considera nuevas formas de consentir a las personas que mantienen tu negocio en funcionamiento durante la temporada. Algunas empresas contratan a un masajista y les dan a sus empleados masajes en la sala de descanso. Otras compañías compran algún pequeño presente para sus empleados o sus familiares.

3. Comparte alimentos con ellos

Las tradiciones navideñas a menudo giran en torno a la comida. Cuando los empleados tienen que trabajar durante importantes reuniones familiares, pueden sentirse molestos o frustrados. Muchas empresas brindan una comida a sus empleados durante esta temporada. Una buena práctica es celebrar junto con los empleados su propia cena de navidad o fin de año. Esto le muestra a tu equipo cuánto los aprecias.

4. Objetivos de ventas que involucren la gamificación

Mantén la mente de tus empleados fuera de lo que otras personas están haciendo durante las vacaciones, esto lo puedes lograr haciendo que sea divertido ir al trabajo. Una forma de hacer esto es hacer un juego de objetivos de ventas. Para hacer esto, informa a tus empleados sobre objetivos por hora o diarios que te gustaría alcanzar. Por ejemplo, si diriges un restaurante y te gustaría que aumentaran las ventas de un determinado platillo, podrías decirle al personal de servicio que la primera persona que hace un determinado número de ventas de ese platillo puede elegir su turno para el día siguiente.

5. Organizar actividades de caridad

Una forma de generar un mayor compromiso y motivación durante esta temporada es participar en actividades de caridad. A pesar de que puedes tener tu época más ocupada del año, significará mucho para los empleados demostrar que están dispuestos a tomarse un tiempo libre para retribuir a la comunidad. Ayudar a la comunidad junto con tus colegas ayudará a sentir el espíritu festivo.

6. Programar las vacaciones

Es posible que no puedas aprobar vacaciones durante los días festivos para todos los empleados, pero debes informar a los empleados que deseas que se tomen vacaciones antes o después de la temporada de fiestas. Cuando los alientas a tomar sus vacaciones, les está informando a tus empleados que te preocupa por su salud mental. Las vacaciones programadas después de la temporada de fiestas es algo que tus empleados estarán esperando y puede ayudarles a sobrellevar el estrés de la temporada.

7. Se comprensivo

Junto con las vacaciones también vienen muchas complicaciones, el tráfico terrible, los días más cortos, la temporada de gripe y una gran cantidad de otros factores que pueden dificultar la plena participación en el trabajo. Como líder, es importante que tengas un mayor nivel comprensión durante esta época del año. Si un empleado llega tarde o se está comportando de una manera que está fuera de lugar, habla con él o ella sobre lo que está sucediendo. Es probable que descubras que alguna circunstancia externa está causando el problema. Ayuda a tu equipo a descubrir maneras de superar los problemas sin ser crítico o demasiado severo.

8. Retroalimentación

Los empleados siempre están buscando comentarios honestos. Quieren dar lo mejor de sí y eso no cambia durante la temporada de vacaciones. Dales evaluaciones frecuentes a los empleados durante las vacaciones para que puedan escuchar su aprecio por su arduo trabajo y su gratitud por su compromiso con el negocio durante un tiempo en que muchos se centran en la familia y los amigos. Las retroalimentaciones frecuentes durante este temporada también te permiten solucionar problemas menores rápidamente para que no se vuelvan estresantes ni afecten el estado de ánimo y el rendimiento del empleado.

Para algunos, las vacaciones son una época particularmente feliz del año. Para otros, las vacaciones son estresantes. Trabajar durante las vacaciones nunca es fácil. Como líder, entiendes por lo que están pasando tus empleados porque estás ahí con ellos. Mantén atmósfera divertida y concentrada en el gran trabajo que realizan tus empleados.

 

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